Giao tiếp kinh doanh đã vượt ra ngoài email. Nhân viên hiện sử dụng iMessage, WhatsApp, WeChat và các công cụ cộng tác như WebEx và Zoom để kết nối và chia sẻ thông tin. Tuy nhiên, nhiều nhóm tuân thủ cho rằng các công cụ giao tiếp hợp nhất hoặc Microsoft Purview của họ cung cấp đủ khả năng giám sát.
Sự thật là gì? Hầu hết các giải pháp lưu trữ và quản trị đều không được xây dựng để nắm bắt, giám sát và bảo quản đầy đủ các nền tảng nhắn tin và họp hiện đại. Nếu không có sự giám sát toàn diện, các tổ chức có nguy cơ không tuân thủ quy định, bị phơi bày trước pháp luật và lỗ hổng bảo mật.
Arctera Insight Capture đảm bảo tuân thủ đầy đủ trên cả nền tảng truyền thông truyền thống và mới nổi—một cách liền mạch, không gián đoạn.
Tại sao chỉ có Truyền thông hợp nhất và Phạm vi hoạt động là không đủ
Nhiều doanh nghiệp dựa vào các công cụ tích hợp như Microsoft Purview, lưu trữ Microsoft Teams hoặc nền tảng truyền thông hợp nhất để đáp ứng nhu cầu tuân thủ. Nhưng các giải pháp này có những điểm mù quan trọng khi nói đến bối cảnh truyền thông đang phát triển nhanh chóng ngày nay.
Những khoảng cách tuân thủ chính trong các giải pháp tiêu chuẩn
- Phạm vi nền tảng hạn chế – Nhiều công cụ không nắm bắt được các kênh truyền thông chính như WhatsApp, WeChat, iMessage, WebEx, Zoom và các nền tảng họp khác, khiến các cuộc trò chuyện không được giám sát.
- Thiếu tính trung thực của tin nhắn và cuộc họp – Một số nền tảng lưu trữ văn bản nhưng không ghi lại được bản ghi cuộc họp, biên bản, nhật ký trò chuyện, chia sẻ màn hình và tệp được chia sẻ, những thông tin này có thể rất quan trọng trong các cuộc điều tra pháp lý hoặc theo quy định.
- Giám sát yếu và theo dõi rủi ro – Hầu hết các giải pháp đều thiếu sự giám sát theo thời gian thực, nghĩa là các cuộc trò chuyện rủi ro có thể không được đánh dấu cho đến khi vi phạm tuân thủ đã xảy ra.
Thu thập và quản lý toàn diện với Arctera
Arctera Insight Capture cung cấp phạm vi tuân thủ toàn diện bằng cách đảm bảo rằng tất cả các kênh truyền thông—cho dù là email, trò chuyện, thiết bị di động hay công cụ cộng tác—đều được ghi lại, giám sát và kiểm tra đầy đủ.
- Thu thập nhiều hơn, quản lý nhiều hơn — Arctera tích hợp với hơn 120 nguồn nội dung, bao gồm iMessage, WhatsApp, WeChat, WebEx, Zoom, CellTrust và Verint, đảm bảo không có điểm mù.
- Lưu giữ toàn bộ cuộc trò chuyện — Ghi lại toàn bộ chuỗi tin nhắn và nội dung cuộc họp, bao gồm các nội dung chỉnh sửa, xóa, đa phương tiện và tệp đính kèm, đồng thời lưu giữ toàn bộ ngữ cảnh.
- Giám sát tự động và thực thi chính sách — Sử dụng tính năng giám sát do AI điều khiển để đánh dấu các cuộc trò chuyện có rủi ro cao, hành vi vi phạm chính sách và khoảng cách tuân thủ theo thời gian thực.
- Tích hợp liền mạch & Triển khai linh hoạt — Có sẵn tại cơ sở hoặc trên đám mây, đảm bảo triển khai dễ dàng vào các khuôn khổ tuân thủ hiện có.
Những rủi ro tiềm ẩn khi bỏ qua việc nắm bắt thông tin liên lạc hiện đại
Nếu khuôn khổ tuân thủ của bạn không bao gồm tất cả các kênh giao tiếp của nhân viên, bạn đang để tổ chức của mình bị lộ. Các rủi ro bao gồm:
- Tiền phạt và điều tra theo quy định — Không thu thập được các thông tin liên lạc liên quan đến doanh nghiệp có thể vi phạm luật tuân thủ như SEC 17a-4, MiFID II, GDPR và các quy định của FINRA.
- Thách thức về pháp lý và eDiscovery — Việc ghi lại tin nhắn và cuộc họp không đầy đủ có nghĩa là thiếu bằng chứng quan trọng trong các tranh chấp pháp lý, có thể dẫn đến việc phải chịu chi phí kiện tụng tốn kém.
- Rủi ro về bảo mật và dữ liệu — Các cuộc trò chuyện không được giám sát, bao gồm trò chuyện trong cuộc họp, bản ghi âm và tài liệu được chia sẻ, là nơi nảy sinh các mối đe dọa nội bộ, hành vi sai trái và vi phạm quy định.
Các bước tiếp theo: Kiểm kê & Cho phép nắm bắt toàn bộ quản trị
Nhiều tổ chức không nhận ra rằng họ có lỗ hổng trong việc giám sát truyền thông cho đến khi quá muộn. Hãy thực hiện các bước chủ động để đảm bảo quản trị toàn diện.
- Bước 1: Đánh giá các kênh truyền thông của bạn — Nhân viên thực sự đang sử dụng nền tảng nhắn tin, họp và cộng tác nào? Tất cả chúng có được ghi lại và giám sát không?
- Bước 2: Làm việc với Nhóm quản lý tài khoản Arctera của bạn hoặc liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu cách mở rộng phạm vi nắm bắt trên toàn bộ hệ thống quản trị để bao phủ hiệu quả tất cả các nền tảng truyền thông quan trọng.
Shilo Thomas
Tiếp thị sản phẩm và giải pháp, Tuân thủ dữ liệu